Voici nos dix conseils pour organiser et réussir votre évènement.
Un mot d’ordre : simplicité et convivialité. Ce qui compte, c’est l’élan et la générosité.
Conseil N° 1 – Parlez du projet et Mo- bi-li-sez ! :
Tout d’abord, bloquez la date de vos agendas. Diffusez des « save the date ». Trouvez vite un endroit et parlez-en autour de vous. Plus vous serez nombreux à vous impliquer dans la Fête des voisins au travail, plus le bouche-à-oreille fonctionnera (idées, fils rouge, animation…). Partagez vos idées, elles sont toutes bonnes.
Au-delà des murs de vos bureaux, identifiez aussi vos voisins et partagez l’info autour de vous : associations ou organismes voisins, partenaires (fournisseurs et clients). Bref, créez de la vie et du lien.
Conseil N°2 – Soignez la publicité et équipez-vous !
Allez vite surfer sur notre site internet, inscrivez-vous et partagez votre élan mobilisateur sur notre site. Puis, récupérez par téléchargement les affichettes personnalisables (votre nom, l’heure et le lieu de la rencontre), nos invitations et nos modèles de signatures électroniques. Puis placardez l’information dans les endroits stratégiques et visibles : diffuser en amont dans les halls, les portes d’entrées, les parkings, les ascenseurs…
Conseil N°3- Répartissez les rôles !
Organisez spontanément un comité de pilotage « simple et convivial », pour répartir les rôles et la prise en charge (invitations, apéritifs, logistique…). Chaque acteur doit s’engager. Plus ils seront nombreux, plus la démultiplication sera importante. Convaincus, vous saurez convaincre.
Conseil N°4 - Ouvrez les participations !
Les organisateurs opérationnels ne sont pas forcément les dirigeants(es) ou des cadres. Toutes les bonnes volontés sont les bienvenues (services communication, assistants(es), représentants du personnel…).
Conseil N°5 – Trouvez le bon lieu !
Prévoyez de tenir la fête dans les parties communes ou sur une place centrale (cour, entrée, hall, parking, porche, jardin…). Ce sera moins intimidant pour les collaboratrices et collaborateurs qui ne se connaissent pas encore.
Conseil N°6 – Pensez à la logistique
N’oubliez pas le matériel pour installer un pot ou un buffet (tréteaux et planches, tables et sièges…), l’accès aux personnes handicapées, le fléchage. Commandez ballons et tee-shirt auprès de l’association « Fête des Voisins au travail ».
Conseil N°7- Diversifiez les boissons et les mets
Tous les goûts sont dans la nature ! Boissons, sucré et salé. Prévoyez donc du choix (chacun peut aussi apporter sa contribution). Partagez vos spécialités régionales et exotiques et même vos recettes familiales.
Conseil N°8 – Faites connaissance
Proposez les étiquettes pour indiquer le nom de chacun. Si vous optez pour une animation importante, n’oubliez pas de laisser une feuille d’émargement pour collecter les informations et capter les bonnes volontés futures.
Conseil N°9 – N’oubliez pas le message !
L’Entreprise est un « acteur social et territorial ». De nouvelles formes de solidarité et de lien social peuvent être développées à partir des acteurs économiques. C’est le rôle de chacun que de les faciliter, dans la proximité…
Conseil N°10 – Ce n’est qu’un début !
Au-delà de l’évènement festif, conservons l’esprit de convivialité et de gratuité qui y régnait et interpellons-nous sur notre implication solidaire, humaine et durable sur notre lieu de travail.
2013 est la première édition d’un évènement à consolider dans les mois à venir. Prenez très vite date, et recommencez….